La reunión de Comité de Dirección avanzaba sin sobresaltos, como de costumbre, hasta que llegó el turno de Pascual, el director de RRHH.

Todos conocían su sentido del humor, así que cuando se puso de pie ceremoniosamente, ya esperaban algo especial.

“Propongo un ascenso simultáneo de todos los empleados, jefes y directivos; es decir, de todos los miembros de nuestra empresa”.

Porfirio, el director general, no pudo dejar de sorprenderse a pesar de conocer a Pascual. Sus ojos se clavaron en él y, después, en Julia, la directora financiera.

Nadie osó romper el silencio. Pascual, una vez asegurado el shock de los presentes, prosiguió:

“Esta propuesta significa dos buenas noticias. La primera es que el ascenso no conllevará ningún incremento de costes en nómina”. Julia resopló aliviada. “La segunda es que conseguiremos un incremento de productividad significativo y sostenible, y además veremos los resultados en el corto plazo”. Los ojos de Porfirio ahora brillaban relucientes.

Algunas mandíbulas parecían descoyuntadas, síntoma inequívoco de que la expectación del equipo había alcanzado su clímax.

Pascual pidió a todos que abrieran sus ordenadores para realizar el ejercicio de ejecución de su propuesta. “Es muy simple, se trata de una herramienta de Delegación Estratégica, que se compone de sólo cinco pasos” – y los describió así:

• Abre un documento Excel y titúlalo “Mis tareas, actividades y decisiones a 6/07/10”.

Se trata de que las escribas todas. El resultado final será una lista que incluye todas las tareas, actividades y decisiones que, actualmente, realizas. Si ya dispones de una lista con tus funciones, desglósala en las tareas y actividades que las conforman. Y si ya usas una Lista de Tareas Pendientes y una Agenda, puedes echarles un vistazo para encontrar muchas de ellas.

• Reparte esa lista en dos. A una la titulas “Tareas, actividades y decisiones que retendré” y a la otra lista la llamas “Tareas, actividades y decisiones que delegaré a partir del 6/07/10”.

El criterio para crear esas dos listas es simple, y se encuentra en tu respuesta a la pregunta: ¿qué quiero delegar?

Fíjate bien que la pregunta no es ¿qué puedo delegar? Es decir, no te limites por las capacidades actuales de tus colaboradores, ni por tus miedos al desastre que puede sobrevenir si delegas.

La primera lista incluirá todo lo que vas a retener, y que consideras que no debes delegar porque constituyen tus actividades y decisiones nucleares.

La segunda incluirá todas aquellas que quieres delegar, y que, al hacerlo, te permitirán incorporar, más adelante y de forma progresiva, otras nuevas de mayor valor añadido (más estratégicas). No actúes con mentalidad conservadora y concédete un ascenso. Asciende a tus colaboradores también.

• Toma la segunda lista y anota, detrás de cada una de las tareas, las iniciales de los colaboradores a los que se las delegarás.

Ordena la lista para agrupar las tareas delegadas por “delegados”. Ahora aparecerán juntas todas las que quieres delegar a cada uno. P.e.: tres tareas para JG, dos para MV y cuatro para LU.

A continuación, ordena cada una de esas sub-listas con algún criterio, como por ejemplo “de menos a más complejidad”. Así la primera tarea a delegar a JG será la más sencilla.

Después de cada tarea a delegar añade una indicación de lo que le puede faltar al delegado para poder asumir con efectividad la delegación de esa tarea. P.e.: entrenamiento básico en finanzas, habilidades de presentación en público, en planificación, etc. Es decir, antes de proceder a delegarle esa actividad, JG puede necesitar desarrollar alguna habilidad para asumir la delegación con efectividad. Planifica y presupuesta ese entrenamiento interno o externo.

Finalmente, y considerando la información anterior, ya puedes incluir la fecha en que iniciarás el proceso de delegación de cada una de las tareas.

• Reúnete con cada uno de tus colaboradores y comparte la información de los tres pasos anteriores. Explícales que se trata de una parte de su proceso de desarrollo. Consigue su aprobación.

El delegado percibirá algunos obstáculos o inconvenientes. Los dos más frecuentes son: a) “no sé si seré capaz”, y b) “no daré abasto, ya tengo mucha carga de trabajo”.

El primero podrás disolverlo acordando las habilidades o entrenamiento técnico que necesite. El segundo, ayudándole a realizar un ejercicio similar al que tú estás haciendo para que se libere de algunas tareas poco relevantes, las delegue si es jefe o realizando un taller para incrementar su productividad.

El resultado final es un Plan de Delegación (PD) con agendas acordadas con cada uno de ellos. El PD puede tener un horizonte de meses, o incluso 1 ó 2 años, según la cantidad y complejidad de las tareas delegadas que incluya.

• Ejecuta el plan. Monitorízalo y ajústalo según necesidades.

¡Y no te olvides de celebrar los microéxitos del delegado a lo largo del proceso!

Conforme progrese la ejecución del PD te irás liberando, progresivamente, de las tareas y actividades de la lista. Por tanto, incrementarás tu disponibilidad para incorporar nuevas tareas y actividades que aporten mayor valor a tu función.

Así que podrías preparar una lista con las que te parezcan convenientes y presentársela a tu jefe. Es decir, repite estos mismos cinco pasos, pero esta vez mirando hacia arriba en lugar de hacia abajo. Incluye en tu lista las tareas, actividades o decisiones que quieres que te delegue tu jefe.

Porfirio tomó la palabra: “Te felicito Pascual por tu propuesta. Ya era hora de dejar de quejarnos de la baja productividad del país y de nuestra empresa, y hacer algo concreto para incrementarla”.

¡Ayuda a tu jefe para que, también él, ascienda!

Jaime Bacás, fundador de EXEKUTIVE Coaching y BATMETRIX, socio de ATESORA Group

Artículo publicado originalmente en julio 2010 para Senderos de Productividad