09Desde la perspectiva de la productividad personal, ejecución es una habilidad clave, al asegurar el logro (resultado) a través de la completitud de las acciones precisas.

La definición anterior incluye dos elementos que conviene clarificar.

Completitud significa iniciar y terminar (completar) una acción. Resulta una clarificación útil si consideras que es bastante frecuente el inicio de tareas que no terminas o que, después de iniciadas, interrumpes para completarlas con retraso y, en ocasiones, con niveles de calidad deficientes.

Acciones precisas son sólo aquellas que conforman tus Objetivos. Distinguir estas acciones te permite discernir entre trabajar y conseguir. Se considera que, aproximadamente, un (sorprendente) 20-30% de las acciones que realizas no están relacionadas directamente con tus Objetivos. Es decir, durante el 20-30% de la jornada laboral tu atención y esfuerzo están desenfocados y ocupados en la realización de acciones que no contribuyen a la consecución de tus Objetivos.

Las personas productivas se diferencian de las que son solamente trabajadoras por el desarrollo y utilización de las tres habilidades clave en productividad personal: foco, concentración y compromiso o coherencia.

El foco te permite distinguir y elegir las acciones precisas entre la gran colección de acciones que, insistentemente, bombardean y demandan tu atención.

La concentración te facilita mantener la atención en el foco elegido, para progresar en la ejecución y completitud de la acción.

Finalmente, el compromiso o coherencia te asegura, a ti y a los demás, que lo que has dicho que vas a ejecutar es, realmente, ejecutado; una habilidad indispensable en los entornos actuales, cada vez más colaborativos y en los que la coordinación de acciones resulta fundamental para la consecución de resultados.

¿Cuál es el principal obstáculo en ejecución?

Una vez que has decidido cuál es la acción (precisa) que quieres o “tienes que” ejecutar te dispones a iniciarla y… no la haces. ¡Hola Procrastinación!

Junto con Interrupciones es el principal obstáculo que te puedes encontrar en Ejecución.

Procrastinación es (según Knaus) posponer o evitar, innecesariamente, la realización de una actividad relevante hasta otro momento posterior, sustituyéndola siempre con otra actividad alternativa menos relevante, y (según Fiore) es un mecanismo para tratar con la ansiedad asociada al inicio o realización de una acción o decisión.

La Procrastinación es extremadamente prevalente. Casi todos (95%) procrastinamos alguna vez en algunos ámbitos de nuestra vida. En los entornos académicos es endémica, afectando al 80-95% de los estudiantes; un 75% se consideran ellos mismos procrastinadores y casi un 50% procrastinan de forma continua y problemática. Entre la población general también se encuentra muy extendida, afectando crónicamente a un 15-20% de los adultos. El 95% de los procrastinadores declaran su deseo de reducir sus conductas procrastinadoras.

Es decir, es muy probable que 1 de cada 5 personas de tu organización procrastine de forma significativa, lo que genera una pérdida notable de productividad, aparte de distintos trastornos en el bienestar de esos individuos.

La Procrastinación no está correlacionada con la inteligencia ni con las funciones. Los procrastinadores se encuentran en todos los niveles jerárquicos y funcionales de la organización. Por ejemplo, incluso un workahólico puede ser procrastinador. Los hombres procrastinan ligeramente más que las mujeres. La Procrastinación decrece con la edad.

La Procrastinación es tan antigua como la Humanidad. Se han encontrado referencias escritas por Hesíodo (800 A.C. aprox.) uno de los poetas griegos más conocidos, en La Bhagavad Gita (500 A.C. aprox.) el texto más influyente en el Hinduismo, Tucídides (350 A.C. aprox.) o Cicerón (45 D.C).

Se ha observado su incremento notable desde la aparición de la Sociedad Industrial (mitad del XVIII) que enfatiza la productividad y las fechas límite.

Las causas y los orígenes de la Procrastinación son muy complejos y variados. Confluyen no sólo elementos individuales (conductuales, emocionales y psicológicos), sino también culturales, sociales, dinámicas tecnológicas, y, más recientemente se han descubierto predisposiciones biológicas y neurológicas.

No se trata, evidentemente, de un problema de “gestión del tiempo” como todavía se sigue considerando en muchos de los cursos actuales, sino de un asunto psicológico complejo. En esencia es un problema de relación con uno mismo, que refleja una sensación de baja autoestima.

Entre la amplia gama de predictores de Procrastinación destacan por su intensidad y amplitud los siguientes: reacción a la tarea, escasa confianza en el éxito, impulsividad y elevado nivel de distracción, y sensación de metas y recompensas lejanas.

Los avances tecnológicos nos están facilitando la posibilidad de trabajar en 24/7, pero al mismo tiempo nos “tientan” para procrastinar 24/7. Por ejemplo, el auge de internet, que nos facilita el acceso a cualquier tipo de información, constituye un enorme riesgo cuando no se maneja con mesura. Provoca en muchos individuos parálisis procrastinadora.

¿Cómo saber si estoy procrastinando?

La diferencia entre procrastinar y simplemente posponer porque “no tienes tiempo” para hacer la tarea reside en que lo encuentres problemático.

Es decir, en las consecuencias, que pueden ser internas y externas.

Las internas se refieren a sentimientos que pueden abarcar desde la irritación y el lamento hasta una intensa auto-condena y desesperación. Para un observador externo, muchas de estas personas parecen funcionar bien, pareciendo notablemente exitosas.

Las externas generan consecuencias visibles, o públicas, como perder el puesto de trabajo o recibir una multa por retraso de un pago.

En mi práctica profesional he detectado bastantes casos de procrastinadores. En todos ellos el procrastinador desconocía la génesis de su problema. Entonces entienden por qué no les han resultado de utilidad los cursos convencionales que han realizado en el pasado.

Aunque las razones por las que las personas procrastinan son muy variadas, muchas de ellas pueden englobarse en algunas de las siguientes categorías: miedo al fracaso, miedo al éxito, perfeccionismo, sensibilidad a sentirse controlado (autonomía), miedo a sentirse aislado, miedo a la intimidad, perspectiva confusa del tiempo (tiempo subjetivo desfasado del tiempo objetivo o de reloj), asunción de personalidades (el trabajador milagroso, el renacentista…), etc.

La solución

Afortunadamente hoy disponemos de conocimientos para identificar esta condición y técnicas y herramientas para minimizarla y, eventualmente, erradicarla.

El proceso de cambio se desarrolla mediante una relación mixta de facilitación y coaching con el procrastinador para:

1. Identificación de orígenes y causas
2. Toma de consciencia (conductas y emociones)
3. Reconocimiento de excusas
4. Establecimiento de objetivos y planes de acción
5. Técnicas específicas de Ejecución anti-procrastinadoras
6. Seguimiento, feedback y ajuste de Ejecución

Resumen

Procrastinación es el retraso voluntario de un pretendido curso de acción a pesar de esperar empeorar por el retraso.

Casi todos (95%) procrastinamos alguna vez en algunos de los ámbitos de nuestra vida. La Procrastinación parece ser un rasgo arquetípico humano.

El 15-20% de la población general adulta procrastina de forma crónica.

Sus orígenes y causas son enormemente complejos y variados.

En el ámbito laboral la procrastinación afecta al rendimiento total del procrastinador, generando pérdida de productividad personal y afectando su bienestar. Este problema no tiene ninguna correlación con la inteligencia ni con la posición jerárquica o funcional. Algunas personas aparentemente exitosas la padecen.

Todavía hoy la gran mayoría de la población continúa adscribiendo esta condición a “un problema de gestión del tiempo”. Un enfoque de eficacia nula.

La solución efectiva se consigue mediante un enfoque de cambio que tiene la forma de proceso con etapas bien definidas, que necesitan ser respetadas. Existen técnicas anti-procrastinadoras específicas de alta eficacia, que facilitan su reducción notable o eliminación.

La principal dificultad a la que se enfrenta la Procrastinación es la ignorancia. Todavía hoy son pocas las personas que saben lo que es, cómo funciona, cómo puede identificarse, qué costes económicos y emocionales conlleva, y cuáles son las soluciones efectivas disponibles para reducirla o eliminarla.

Este artículo pretende aportar un poco de luz a este problema que (también) afecta a tu productividad personal.

“A menudo el día más ocupado de la semana es mañana”

– Anónimo

Jaime Bacás, fundador de EXEKUTIVE Coaching y BATMETRIX, socio de ATESORA Group

Artículo publicado originalmente en marzo 2010 para Senderos de Productividad